Organisiere Dein Event-Business
easy und effizient
bookitup ist das 360° Verwaltungstool für alle Eventdienstleister
So sieht dein Alltag mit bookitup aus
Alle Bereiche greifen ineinander – von der Anfrage bis zur Schlussrechnung.
Alle Anfragen und Buchungen auf einen Blick
In der Eventliste siehst du deine Buchungen als Kacheln oder in der Kalender-Ansicht. Du kannst nach Status filtern, z.B. Anfrage, Angebot/Vertrag verschickt, Gebucht oder Abgeschlossen.
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Kontaktformular auf deiner Website ist mit bookitup verknüpft – neue Anfragen werden automatisch angelegt.
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Private Kalender (Urlaub, Familie etc.) können eingeblendet werden, damit du nicht versehentlich einen Termin doppelt belegst.
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Du erkennst auf einen Blick, welche Tage voll sind und wo noch Platz ist.
Alle Infos zu einem Event an einem Ort
In den Event-Details siehst du alles, was für den Auftrag wichtig ist: Zeitplan, Locations, Notizen, Aufgaben und ein Logbuch, was bisher wann passiert ist.
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Zeitplan mit allen Programmpunkten und Locations – inklusive automatischer Berechnung von Fahrzeiten und Entfernungen.
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Alle Änderungen werden ins Logbuch geschrieben, damit du nachvollziehen kannst, was wann passiert ist.
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Synchronisation mit Kalendern (Apple, Google, Outlook etc.) – alle Events landen automatisch im Kalender.
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Kontakte-Sync sorgt dafür, dass neue Kunden automatisch auf deinem Smartphone gespeichert sind – perfekt für Rückrufe und WhatsApp.
Dokumente & E-Mails sauber sortiert
Zu jedem Event siehst du alle Dokumente an einem Ort: Angebote, Rechnungen, Verträge, Fragebögen, Anhänge aus E-Mails und selbst hochgeladene Dateien.
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Nur die E-Mails, die zu diesem Kunden gehören, werden dir bei diesem Event angezeigt.
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Anhänge aus Kunden-E-Mails werden automatisch beim Event gespeichert.
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Du musst nicht mehr dein Postfach durchsuchen, um wichtige Dokumente zu finden.
Vorlagen, die du nur einmal baust
Für E-Mails, Angebote und Verträge nutzt du Vorlagen mit Platzhaltern. Event-Details wie Name, Datum, Location oder Paket werden automatisch eingefügt.
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Individuelle Texte mit den richtigen Kunden- und Event-Infos mit einem Klick erstellen.
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Die perfekte Basis, um später mehr zu automatisieren – ohne jedes Mal alles neu zu schreiben.
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Gleiche Qualität, gleicher Aufbau – egal, wie viele Events du pro Jahr hast.
Deine Kund:innen bekommen ein eigenes Online-Portal
Im Online-Kunden-Portal sehen deine Kund:innen Angebot, Verträge und Fragebögen und können alles direkt digital ausfüllen und unterschreiben.
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Checkboxen für optionale Zusatz-Produkte oder Bildveröffentlichungsrechte können eingefügt werden – der Kunde wählt direkt aus, was er möchte.
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Um Angebot oder Vertrag zu bestätigen, muss der Kunde seine Rechnungsanschrift angeben – du musst diese Daten nicht mehr separat einholen.
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Bei zwei Vertragspartnern (z.B. Hochzeitspaar) können beide unterschreiben. Es wird auch z.B. der Nachname des Partners abgefragt, falls noch nicht bekannt.
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Fragebögen können direkt im Portal ausgefüllt werden – alle Antworten landen automatisch im Event.
Workflows übernehmen die Fleißarbeit
Sobald du grundsätzlich verstanden hast, wie bookitup funktioniert, kannst du Abläufe automatisieren. Du bleibst trotzdem in Kontrolle.
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Angebot oder Vertrag wird erstellt – du schaust noch einmal drüber und passt Kleinigkeiten an.
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Der Workflow verschickt eine E-Mail an den Kunden mit Link zum Online-Portal, wo Angebot oder Vertrag hinterlegt ist.
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Der Workflow wartet z.B. 5 Tage, ob der Kunde bestätigt.
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Falls nicht: Entweder wird automatisch eine Erinnerungs-E-Mail verschickt oder für dich eine Aufgabe zum Nachfassen angelegt.
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Nach Bestätigung wird z.B. eine Abschlagsrechnung über 30 % erstellt, an den Kunden verschickt und in dein Buchhaltungstool hochgeladen.
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Ein Tag nach dem Event wird die Schlussrechnung zur finalen Durchsicht vorbereitet. Nach deiner Bestätigung wird sie verschickt und in das Buchhaltungstool übertragen.
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Du kannst einstellen, dass E-Mails erst nach deiner manuellen Freigabe rausgehen – ideal am Anfang, wenn du noch testest. Später kannst du sie voll automatisch versenden lassen. Ein anderer Beispiel-Workflow: Anfragen, die über das Kontaktformular reinkommen, werden automatisch beantwortet – inklusive Verfügbarkeitscheck.
Du bekommst echte Hilfe – nicht nur ein Login
Bei uns hast du deutschen 1:1 Support und du kannst dir so viele Support-Termine buchen, wie du brauchst – bis bookitup genauso eingerichtet ist, wie du es dir vorstellt. Wir helfen auch bei Technik-Themen wie E-Mail verbinden oder Kontaktformular auf der Webseite einbinden.
Deutscher 1:1 Support
Du kannst dir so viele Support-Termine buchen, wie du brauchst – bis alles so eingerichtet ist, wie du es möchtest.
Video-Akademie
In 6 Modulen zeigen dir kurze Videos Schritt für Schritt, wie du alles einrichtest.
Live-Support-Chat
Wenn du eine Frage hast, kannst du uns jederzeit anschreiben.
Bewertungen
Wir leben Events!
bookitup ist eine zentrale Plattform für Eventdienstleister, die einen automatisierten und effizienten Verwaltungsprozess von der Anfrage bis zur Nachbereitung bietet. Das Team besteht aus Branchenexperten, die täglich an der Optimierung der Software arbeiten, um den Anforderungen und Wünschen der Kunden gerecht zu werden. Dank bookitup können Eventdienstleister im D-A-CH Bereich einen modernen Buchungsprozess anbieten und werden täglich schneller gebucht.