Fotografen - bookitup

Für Familien- & Hochzeitsfotograf:innen

Weniger Büro-Chaos.
Mehr Zeit für deine Fotos.

Mit bookitup organisiert du Anfragen, Buchungen, Verträge und Rechnungen in einem übersichtlichen Tool.

Ideal, wenn du viele Shootings hast und dein Kopf trotzdem frei bleiben soll.

Kommt Dir das bekannt vor?

Du liebst es zu fotografieren. Aber der ganze Bürokram drumherum frisst Deine Zeit und Energie.

Du hast Angst, einen wichtigen Termin zu übersehen oder dich doppelt zu verbuchen.
Du tippst immer wieder die gleichen E-Mails, Angebot, Verträge und Rechnungen - und schiebst es auf.
Infos zu Tagesablauf mit Zeiten und Orten, Stundenpaket und Zahlungen sind über Mail, WhatsApp und Notizen verteilt.
Du suchst vor einem Shooting noch schnell Nachrichten und Nozizen, nur um sicher zu sein, dass du nichts vergisst.
Deine Kunden wissen nicht, ob du ihre Mail gelesen hast oder wann sie eine Antwort bekommen.
Du fragst dich, wie lange du das so noch durchhältst, ohne Fehler zu machen oder auszubrennen.
Du willst keine peinlichen Pannen oder Verwechselungen riskieren.

Je mehr Aufträge du bekommst, desto größer wird das Chaos. Und irgendwann passiert der Fehler: Eine falsche Uhrzeit und kommst zu spät. Übersiehst eine Anfrage und verlierst Umsatz. Vergisst eine Hochzeit als bestätigt einzutragen und verbuchst dich doppelt.

Ich weiß, wie peinlich das ist.

Deshalb habe ich bookitup entwickelt – da ich genau diese Probleme selbst hatte.

Aber was wäre, wenn

... du jeden Termin in einem Kalender siehst und sicher weißt: frei oder belegt.
... du deine Preisliste mit persönlicher E-Mail in wenigen Sekunden verschickst.
... du vor jedem Shooting einen klaren Steckbrief hättest, mit Zeitplan inkl. Orten & Kunden-Wünschen
... Angebote, Verträge und Rechnungen in 3 Minuten versendet hast, statt in 30.
... deine Kunden deinen Online-Vertrag ansehen, ausfüllen und unterschreiben könnten.
... du abends öfter Feierabend hättest - ohne das nagende Gefühl etwas aufzuschieben oder vergessen zu haben.
... Anzahlungs- & Schlussrechnungen automatisch erstellt und in deinem Buchhaltungssystem landen.

Wie fändest du es, wenn du einen Ort hättest, an dem zu jedem Shooting wirklich alles zusammengestellt ist - von der Location über den Zeitplan bis zu Vertrag, Rechnung und ToDos?

Lies weiter – denn genau das bekommst du mit bookitup

Alles, was du für dein Foto-Business brauchst

Ein Tool für deinen gesamten Buchungsprozess – von der Anfrage bis zur Rechnung.

Intelligente Auftragsverwaltung

Alle Infos zu deinem Shooting an einem Ort: Kundendaten, Location mit Fahrzeit, Zeitplan, Dokumente und Status. Nie wieder etwas vergessen.
✓ Terminkollisionserkennung
✓ Statusübersicht aller Aufträge
✓ Abhängige ToDos
✓ Location-Fahrzeit-Berechnung

E-Mail-Automation

Kein E-Mail-Chaos mehr. Personalisierte Vorlagen, automatische Nachfass-Mails und E-Mail-Tracking für alle Kundenkommunikation.
✓ E-Mail-Vorausplanung
✓ Tracking: Wann wurde dein Angebot gelesen?
✓ Personalisierte Vorlagen mit Platzhaltern
✓ Automatische Erinnerungen

Workflows & Automatisierung

Dein digitaler Büroassistent arbeitet für dich. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben und spare dir dutzende Stunden pro Monat.
✓ Ereignisabhängige Aktionen
✓ Automatische E-Mails
✓ Erinnerungen für dich und deine Kunden
✓ 100% individualisierbar

Online-Verträge & Angebote

Angebote und Verträge in Minuten erstellen, online unterschreiben lassen – fertig. Kein Drucken, Scannen oder Verschicken mehr nötig.
✓ Vorkonfigurierte Preispakete
✓ Digitaler Vertragsabschluss
✓ Auf allen Geräten aufrufbar
✓ DSGVO-konform und rechtssicher

Statistiken & Analysen

Behalte dein Business im Blick. Sieh auf einen Blick deine Buchungsquote, erwarteten Umsatz und vergleiche mit Vorjahren.
✓ Buchungsquote in Echtzeit
✓ Gründe für Absagen
✓ Erwarteter Umsatz
✓ Unbezahlte Rechnungen

Buchhaltungs-Integrationen

Rechnungen werden automatisch an dein Buchhaltungstool übertragen. Du musst sie nicht doppelt erfassen – alles passiert im Hintergrund.
✓ Lexware Office, sevDesk, DATEV & Co.
✓ Automatische Übertragung
✓ QR-Code für SEPA-Überweisungen
✓ Erinnerung bei offenen Rechnungen

Importer für Umsteiger: Ziehe deine Kunden- und Aufträge aus deinem aktuellem Tool mit - ohne alles neu einzutippen.

So läuft ein Auftrag in bookitup

Von der Anfrage bis zur Schlussrechnung

Anfrage über dein Kontaktformular Dein Kontaktformular auf der Website ist mit bookitup verbunden. Wenn eine Anfrage reinkommt, wird automatisch ein Event angelegt. Kunden- und Kontaktdaten sind sauber erfasst. Über den Kontakte-Sync ist die Nummer sofort auf deinem Smartphone – perfekt für Rückrufe oder WhatsApp.

0 Min
E-Mail-Antwort & Termin fürs Erstgespräch Du beantwortest die Anfrage mit einer E-Mail-Vorlage aus bookitup – inklusive Preisliste und, wenn du möchtest, einem Terminvereinbarungs-Link für das Erstgespräch. Die Vorlage ist mit Platzhaltern vorbereitet und ist mit wenigen Klicks versandfertig oder sogar automatisierbar.

1 Min
Erstgespräch & Event-Details eintragen Im Erstgespräch lernst du dein Paar kennen und trägst die neuen Infos direkt in bookitup ein: genaue Zeiten, Locations, Wünsche, Besonderheiten. Du legst einen klaren Zeitplan an. Fügst du Locations hinzu, berechnet bookitup automatisch Entfernung und Fahrzeit. Alles landet im Event-Steckbrief.

30 Min
Paket auswählen – Workflow erstellt Angebot & Vertrag Du wählst in bookitup das passende Preispaket (z.B. 8-Stunden-Hochzeitsreportage) aus. Ein Workflow erstellt daraus dein Angebot und – wenn du möchtest – gleich den Buchungsvertrag. Du schaust kurz drüber, passt bei Bedarf Details an, und gibst dann alles für deine Kund:innen frei.

2 Min
Kunden-Portal, Online-Unterschrift & automatische Nachfass-Mails Deine Kund:innen erhalten den Link zum Kunden-Portal. Sie sehen Angebot und Vertrag, ergänzen z.B. die Rechnungsanschrift, stimmen AGB und Datenschutz über Checkboxen zu und unterschreiben online. Ein Workflow erinnert nach ein paar Tagen automatisch, falls noch nichts passiert ist. Du siehst in bookitup, wann das Angebot oder der Vertrag angesehen wurde.

0 Min
Rechnungen, Buchhaltung & Fragebögen auf Autopilot Die Automation erstellt z.B. eine Abschlagsrechnung über 30 %, die du optional freigeben kannst, bevor sie an deine Kund:innen versendet wird. Gleichzeitig wird sie ins Buchhaltungstool (Lexware Office, sevDesk, DATEV, Accountable) übertragen. Parallel versenden Automationen Fragebögen (z.B. zu Licht, Ablauf, Besonderheiten) und legen Aufgaben an, an die du bis zum Shooting denken musst.

0 Min
Vorbereitung & entspannter Shooting-Tag Vor dem Termin siehst du in bookitup: Zeitplan, Locations mit Fahrzeit, Abläufe, hochgeladene PDFs wie Tagesplan, Notfallkontakte, deine Notizen, Aufgaben und Status. Du gehst mit klarem Kopf ins Shooting – ohne stundenlang Infos zusammensuchen zu müssen.

0 Min
Foto-Bearbeitung & automatische Schlussrechnung Nach dem Shooting bearbeitest du deine Fotos in Ruhe. Sobald du die Galerie an dein Paar übergeben hast, erstellt ein Workflow automatisch die Schlussrechnung, zieht bereits gezahlte Abschläge ab und versendet die Rechnung. Parallel wird sie in dein Buchhaltungstool übertragen. Du kannst dich voll auf die kreative Arbeit konzentrieren – bookitup kümmert sich um den Rest.

1 Min

Gesamt: ~34 Minuten aktive Arbeit Statt mehrere Stunden mit Word, Kalender, Notizen, Excel, E-Mails & Co.

bookitup arbeitet mit deinen bestehenden Tools zusammen

bookitup fügt sich in deinen Workflow ein.

Kalender-Sync

Anfragen und Buchungen aus bookitup erscheinen im Kalender auf deinem PC, Mac oder Smartphone – inklusive Zeitplan und Notizen. Private Kalender kannst du einblenden, damit du z.B. im Urlaub keine Buchung annimmst.

Buchhaltungsanbindungen

Rechnungen werden in bookitup erstellt und mit einem Klick oder automatisch in Tools wie Lexware Office, sevDesk, DATEV, Accountable übertragen.

Kontakte-Sync

Neue Kontakte aus deinem Kontaktformular landen automatisch in deinem Google-Konto – und damit auf deinem Smartphone. So sind Nummern sofort da, wenn du angerufen wirst oder per WhatsApp schreiben möchtest.

WebApp für unterwegs

bookitup ist zu 100 % mobil-optimiert. Du kannst es wie eine App auf deinem iPhone oder Android-Gerät ablegen und unterwegs alles einsehen und bearbeiten.

Du bist damit nicht alleine - und bekommst echte Unterstützung

Wir unterstützen dich mit unserer 1:1 Betreuung, solange, bis alles perfekt für dich eingerichtet ist.

Deutscher 1:1 Support

Du kannst dir so viele Support-Termine buchen, wie du brauchst – bis alles so eingerichtet ist, wie du es möchtest.

Video-Akademie

In 6 Modulen zeigen dir kurze Videos Schritt für Schritt, wie du alles einrichtest.

Live-Support-Chat

Wenn du eine Frage hast, kannst du uns jederzeit anschreiben.

Was andere Fotograf:innen sagen

"Ich bin Familienfotografin und nutze bookitup jetzt fast 1 Jahr für meine täglichen Workflows und bin begeistert. Mein persönliches Top-Feature sind die Kundenportale. Darüber kann ich meinen Kunden all den 'Papierkram' gesammelt in ihrem persönlichen Online-Zugang zur Verfügung stellen. Hier können Sie sogar meine Fragebögen ausfüllen oder unsere Verträge direkt unterschreiben und ggf. downloaden. Die meiste Zeit spare ich mir mit den Workflows, in denen ich komplette Arbeitsprozesse zusammengefasst und automatisiert habe. Ich kann bookitup auch jedem Fotografen uneingeschränkt empfehlen."

"Als Fotograf hat man ständig zig Dinge im Kopf: Vorgespräche, Infos festhalten, Verträge, Termine, Rechnungen, Überblick behalten… Und wenn man versucht, das alles mit Apple Notizen, Kalender, Lexware oder Word und Excel zu wuppen – na dann, viel Glück! Seit ich bookitup nutze, vergesse ich nichts mehr, habe alles übersichtlich an einem Ort und brauche keine fünf verschiedenen Tools mehr. Ob Hochzeiten, Business-Shootings oder Events – ich behalte einfach alles im Blick und kann mich auf das konzentrieren, was zählt: richtig gute Arbeit für meine Kunden."

"Ich bin Fotografin und nutze seit Kurzem bookitup. Eine unfassbare Arbeitserleichterung. Ich hatte mir sogar mal überlegt jemanden für die Kundenkommunikation einzustellen, weil ich so schlecht im Mails schreiben bin. bookitup erledigt das alles für mich vollkommen automatisiert. Auch die Anbindung an unterschiedliche Buchhaltungstools ist richtig gut. Sogar Rechnungen schreiben übernimmt bookitup. Noch eine Aufgabe, die ich immer gerne aufgeschoben habe. Bei der Einrichtung wurde mir super oft per Videochat geholfen, so dass es super einfach und schnell ging. 1000 Dank an Sebastian für die viele Zeit, die er in mich investiert hat. Ich freue mich schon sehr auf die kommende Saison mit bookitup."

Deine 14-Tage-Testphase: entspannt, ausprobieren, ob es zu dir passt

Du kannst bookitup 14 Tage lang kostenlos testen. In dieser Zeit probierst du in Ruhe aus, wie sich dein Alltag mit einem klaren System anfühlt.

Volle Funktionen

Alle Features für Fotograf:innen in der Testphase verfügbar.

Du entscheidest

Nach 14 Tagen wählst du, ob du weitermachen möchtest.

Kein Risiko

Passt es nicht zu dir? Einfach nicht weitermachen.

Was kostet bookitup?

25 €

netto / Monat

Jederzeit kündbar • Keine Setup-Gebühr • Voller Funktionsumfang

Das ist alles enthalten:

Unbegrenzte Events und Anfragen
Angebote & Verträge mit Vorlagen
Automatische Workflows
Buchhaltungs-Integrationen (Lexware, sevDesk, DATEV, Accountable)
Deutscher 1:1 Support (unbegrenzte Termine)

Teste alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos • Keine Kreditkarte nötig

P.S.

Ich weiß, wie es ist, wenn der Büro-Alltag mehr Energie kostet als die Fotografie selbst. bookitup ist nicht nur ein Tool – es ist die Lösung für ein Problem, das ich selbst jahrelang hatte.
Wenn du gerade viele Anfragen hast und eine volle Saison vor dir liegt, ist jetzt der beste Zeitpunkt, deinen Ablauf zu vereinfachen.
Dein zukünftiges Ich wird dir danken. Versprochen.

Noch unsicher? Schau dir die FAQ unten an oder starte einfach die Testphase. Du hast 44 Tage Zeit, in Ruhe zu entscheiden. Ohne Druck. Ohne Risiko.