Automatische Beantwortung von Anfragen

Hier erklären wir dir, wie bookitup Anfragen für dich automatisch beantwortet und somit den Erstkontakt von selbst darstellt.

Wenn du eine Anfrage über dein verbundenes Kontaktformular über deine Homepage bekommst erstellt bookitup automatisch das Event in deinem bookitup Cockpit. In einem Zug kann bookitup die Anfrage auch gleich beantworten und dein Kunde weiß, dass du die Anfrage bekommen hast.

Dein Kunde kann sogar bereits mitgeteilt bekommen, dass du Verfügbar bist und er mit deinem Kontakt rechnen kann.

Deine Einstellungen

Damit dieser automatische Ablauf funktioniert musst du wie folgt vorgehen:

1. Öffne deine Einstellungen und gehe zum Reiter „E-Mail -> E-Mail-Vorlagen“.

2. Bearbeite durch anklicken die Vorlage „Terminanfrage (verfügbar)“.

3. Passe den Text deinen persönlichen Wünschen an, nutze hierzu doch auch Platzhalter.

4. Aktiviere unter der Mail den Haken „E-Mail automatisch bei Anfrage rausschicken“

5. Rechts daneben kannst du deine Mail mit einer Verzögerung versenden. Stelle hierzu die Verzögerung in Minuten ein.

Unsere Tipps

– Schreibe deine Mail so, dass bei deinem Kunden der Eindruck entsteht du würdest persönlich Antworten. 

Bsp.: Hallo „Platzhalter Vorname“, ich bin aktuell noch unterwegs werde dich aber umgehend morgen Nachmittag anrufen um dein Event zu besprechen.“

– Nutze die Platzhalter Sinnvoll und natürlich. Zu viel Information am Anfang kann verwirren und wirkt unnatürlich. Packst du alle Informationen press nacheinander in diese Mail merkt man dass deine Mail automatisiert ist.

Bsp.: Hallo „Platzhalter Vorname“, danke für deine Anfrage „Platzhalter Eventdatum“ von „Platzhalter Startzeit“ bis „Platzhalter Endzeit“……

Wir denken du verstehst was wir damit sagen wollen.

– Stelle die Verzögerung so ein, damit es nicht wie eine Automation wirkt. Denk dran, im Normalfall müsstest du folgende Schritte durchführen:

1. Du bekommst die E-Mail.

2. Du musst die E-Mail lesen.

3. Du musst die Antwort verfassen.

Dies kann im Gesamten schon mal 5-10 Minuten dauern, durch die Verzögerung (z. B. 8 Minuten) erzeugst du diesen Eindruck und dein Kunde bekommt das Gefühl, dass du die Mail selber geschrieben hast.

– Vergesse auf keinen Fall den Nachkontakt wie in deiner Mail beschrieben!