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Location-Management für Eventlocations & Veranstaltungsräume

Buchungssoftware für Event-⁠Locations

Von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung: Behalte den Überblick, schreib überzeugende Angebote, automatisiere den Buchungsprozess deiner Eventlocation und sorge für reibungslose Eventabläufe.

  • DSGVO-konform
  • Software aus Deutschland
  • Über 10 Jahre am Markt

Ein Auszug der Event-Locations, die bereits mit bookitup arbeiten

  • Quater 1 Alm-Lounge
  • Rhein Roxy
  • Otto-Maigler-See Beachclub
  • Schloss Brandis
  • Klosterruine Limburg
  • BAR2 Mannheim
  • Rittergut Kemmen
  • Whobert Osnabrück
  • Hammerwerk Engelskirchen
  • Schaafen Salon
  • Neue Effeltermühle
  • Gahmener Hof
  • Firespace Berlin
  • Elstertal Saloon Leipzig
  • Rest 2 Rent Hamburg

Kommt dir das bekannt vor?

Du führst deine Location, damit Menschen dort unvergessliche Feiern erleben – nicht um Excel-Listen zu pflegen.

  • Bis dein Angebot steht, hat das Paar schon die nächste Location besichtigt.
  • Ob der Saal am Samstag noch frei ist, weißt du erst nach dem Blick in drei Listen.
  • Gästezahl, Ablauf und Menü ändern sich bis zuletzt – verteilt über viele Mails.
  • Dein Team fragt nach Ablauf und Gästezahl – und du schreibst alles neu zusammen.
  • Deine größte Angst ist nicht, dass keiner anfragt. Deine größte Angst ist ein doppelt vergebener Termin – oder dass am großen Tag etwas fehlt.

    ✓ Du willst, dass jede Feier so läuft, wie sie abgesprochen war.
    ✓ Du willst Änderungen in letzter Minute im Griff haben, statt hinterherzutelefonieren.

Wie würde sich dein Location-Alltag anfühlen, wenn …?

  • … jede Anfrage automatisch bei dir landet und beantwortet wird.
  • … Räume, Tische und Stühle nie doppelt vergeben sind.
  • … Verträge online unterschrieben werden und Rechnungen von selbst rausgehen.
  • … dein Team alle Infos hat, ohne dass du sie zusammensuchst.

Genau dafür wurde bookitup entwickelt.

Ein Ort für jede Veranstaltung – mit allem, was dazugehört.

DAS SAGT DIE KLOSTERRUINE LIMBURG

Der absolute Gamechanger für unsere Eventlocations

„Super innovative Software mit einem absolut fairen Preis-Leistungs-Verhältnis und einem freundlichen und sehr hilfsbereiten Kontakt/Support. Der absolute Gamechanger für unsere Eventlocations! Meine Mitarbeiter und ich sind total begeistert. So macht Zusammenarbeiten mit Kunden und Kollegen richtig Spaß! Absolut empfehlenswert und viel besser als der überteuerte Mitbewerb!“

Heiko Deutscher, Klosterruine Limburg

Das Team der Klosterruine Limburg

So läuft deine Location mit bookitup

Von der ersten Anfrage bis zur Schlussrechnung – alles greift ineinander.

Alle Anfragen landen automatisch bei dir

Kontaktformular und E-Mail-Postfach sind verbunden – jede Anfrage wird als Event angelegt.

  • Telefonische Anfragen legst du in Sekunden an.
  • Auf Wunsch zeigt deine Website, ob ein Datum noch frei ist.
  • Du siehst sofort, welche Termine belegt sind.

Dein Buchungsprozess läuft automatisch

Workflows erledigen die Routine – von der Antwort auf die Anfrage bis zur Rechnung.

  • Antwort passend zu deiner Verfügbarkeit
  • Automatisch nachfassen, wenn sich ein Kunde nicht meldet
  • E-Mails auf Wunsch erst nach deiner Freigabe

Räume, Tische und Stühle ohne Überbuchung

Plane für jedes Event genau ein, welche Räume und welches Mobiliar gebraucht werden.

  • Inklusive Auf- und Abbau
  • Engpässe siehst du sofort in Rot
  • Bestand und Verfügbarkeit pro Tag im Blick

Zeitplan, Personal und alle Details an einem Ort

Im Zeitplan steht, was wann wo passiert – dein Personal weist du einzelnen Zeiträumen zu.

  • Gästezahl, Bestuhlung und Menü in eigenen Feldern
  • Function Sheet per Knopfdruck für Küche, Service und Technik
  • Aufgaben legen sich automatisch an, z. B. 4 Wochen vor dem Event

Angebot, Vertrag und Rechnung – online unterschrieben

Dokumente entstehen in wenigen Klicks aus deinen Vorlagen. Dein Kunde nimmt alles im Kundenportal an.

  • Unterschrift direkt am Smartphone
  • Fragebogen für Ablauf und Wünsche
  • Du wirst sofort benachrichtigt

Eigene Zugänge für dein Servicepersonal

Deine Servicekräfte sehen alle Infos zu ihren Events – Preise und Einstellungen blendest du aus.

  • Rechte für jede Person einzeln
  • Events und Aufgaben gezielt zuweisen
  • Mit dem Team-Add-on
Team & Zugänge+ Hinzufügen
SWSophie WagnerServiceMLMara LindholmBooking
  • RessourcenRessourcen, Bestände und Planung
  • KontakteKontakte und Kontaktdetails
  • E-MailsPostfach und E-Mail-Kommunikation
  • DokumenteDokumente und Vorlagen
  • VerträgeVerträge und Unterschriften
  • FragebögenFragebögen und Antworten
  • StatistikenAuswertungen und Kennzahlen
  • EinstellungenProfil-, Team- und App-Einstellungen

E-Rechnung und Buchhaltung inklusive

Abschlags- und Schlussrechnungen per Klick – auch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung.

  • Anbindung an Lexware Office, sevDesk, DATEV, Accountable, Papierkram und Co.
  • Übertragung per Klick oder automatisch
  • Anzahlungen werden automatisch verrechnet

Außerdem dabei

Catering aus einer Hand

Übernimmst du das Catering selbst? Dann nutzt du gleich unsere Funktionen für Caterer.

Einrichtung mit KI

Produkte, Pakete und Angebote hinterlegst du mit KI in Minuten – bestehende Daten importierst du einfach.

Kalender-Sync

Alle Events automatisch in Google, Apple oder Outlook – auch für dein Team.

Mobile Web-App

Alles auch unterwegs am Smartphone – wie eine App auf dem Homescreen.

Du bekommst echte Hilfe – nicht nur ein Login

Deutscher Support, der dich vom ersten Tag an begleitet.

Kostenloser 1:1-Support bei der Einrichtung

Wir richten deinen Account gemeinsam mit dir ein – mit so vielen Terminen, wie du brauchst.

Telefonsupport & Live-Chat

Mo–Fr von 8 bis 17 Uhr – echte Menschen aus Deutschland.

Video-Akademie

Kurze Videos in 6 Modulen – Schritt für Schritt, in deinem Tempo.

Gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt

Wir entwickeln bookitup laufend nach den Wünschen unserer Kunden weiter.

Das sagen deine Kollegen

Was kostet bookitup?

25 €

netto / Monat

Jederzeit kündbar • Keine Setup-Gebühr • Voller Funktionsumfang

Das ist alles enthalten:

  • Unbegrenzte Events und Anfragen
  • Angebote & Verträge mit Vorlagen
  • Automatische Workflows
  • Buchhaltungs-Integrationen & E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung)
  • Deutscher 1:1 Support (unbegrenzte Termine)
  • Automatisches Kontaktformular mit Sync
  • Kunden-Portal mit Online-Unterschrift
  • Kalender-Sync (Google, Apple, Outlook)
  • Location-Management mit Fahrzeit-Berechnung
  • Mobile Web-App für unterwegs

Teste alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos • Keine Kreditkarte nötig

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen zu bookitup

Ich führe eine Location, kein IT-Unternehmen. Schaffe ich das?

Ja, absolut! bookitup ist so intuitiv aufgebaut, dass du ohne Vorkenntnisse sofort loslegen kannst. Zahlreiche Nutzer haben das Tool bereits erfolgreich ohne IT-Hintergrund eingesetzt.

Wie viel Zeit brauche ich für die Einrichtung?
Plane 2–3 Stunden ein, um deine aktuellen Events, Räume, Pakete, Vorlagen und Workflows anzulegen. Mit KI hinterlegst du Produkte und Angebote blitzschnell, und unser kostenloser 1:1-Support richtet den Account gemeinsam mit dir ein. Danach sparst du jede Woche Zeit.
Was passiert nach der Testphase?
Du testest bookitup 14 Tage lang mit allen Funktionen. Danach wechselst du automatisch in die kostenfreie Version – es entstehen keine Kosten, und du entscheidest selbst, ob du upgraden möchtest.
Kann ich mein bestehendes Kontaktformular nutzen?

Ja. Du kannst entweder ein Kontaktformular direkt in bookitup erstellen oder dein vorhandenes Kontaktformular mit bookitup verknüpfen. Alle Daten werden automatisch in bookitup übernommen und als Anfrage angelegt.

Können Besucher auf meiner Website sehen, ob ein Datum noch frei ist?

Ja, optional. Deine Website zeigt dann an, ob deine Location an einem Datum noch frei ist. So fragen nur Kunden an, deren Wunschtermin auch verfügbar ist.

Muss ich Rechnungen in meinem Buchhaltungstool doppelt schreiben?

Nein. Du schreibst Rechnungen in bookitup. Diese kannst du mit einem Klick oder automatisch in dein Buchhaltungstool übertragen lassen (z.B. Lexware Office, sevDesk, DATEV, Accountable, Papierkram).

Kann ich E-Rechnungen erstellen?

Ja. bookitup erstellt deine Rechnungen auch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Über die Anbindungen landen sie direkt in deinem Buchhaltungstool.

Gibt es eine App für's Smartphone?

Ja! bookitup ist eine Web-App, die zu 100% mobil-optimiert ist. Du kannst sie wie eine App auf deinem iPhone oder Android-Gerät ablegen und unterwegs alles verwalten.

Ist bookitup nur für Hochzeiten?
Nein. bookitup eignet sich für Hochzeiten, Firmenfeiern, Tagungen, Geburtstage und alle anderen Veranstaltungen in deiner Location.
Kann ich mehrere Räume, Tische und Stühle verwalten?

Ja. Räume, Tische, Stühle und Technik legst du als Ressourcen an und planst sie für jedes Event ein. So siehst du jederzeit, was wann belegt ist – und nichts wird überbucht.

Kann mein Team mit bookitup arbeiten?

Ja, mit dem Team-Add-on. Du legst für jede Person einen eigenen Zugang an und bestimmst, was sie sehen und bearbeiten darf. Dein Servicepersonal sieht z. B. alle Details zu seinen Events, aber keine Preise.

Wir übernehmen auch das Catering – geht das mit bookitup?

Ja. Übernimmt deine Location das Catering ganz oder teilweise selbst, nutzt du gleich unsere Funktionen für Caterer – von Menüpaketen mit Preisstufen nach Gästezahl bis zu automatischen Infos für die Küche.

Was, wenn ich während der Testphase nicht zufrieden bin?

Kein Problem! Die Testphase ist komplett kostenlos und unverbindlich. Du kannst jederzeit aufhören. Und selbst wenn du nach der Testphase zahlst: Du hast noch weitere 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

Kann ich meine bisherigen Kunden und Aufträge importieren?
Ja! Kunden und Aufträge importierst du einfach aus deinem bisherigen Tool. Unser kostenloser 1:1-Support hilft dir, bis alles perfekt eingerichtet ist.
  • Noch eine Frage?
    Schreib uns einfach eine Mail oder starte die Testphase und nutzen den Live-Support-Chat.